REGLEMENT INTERIEUR
 

Titre 1 – Membres

 

Article 1 – Admission

Les personnes physiques ou morales désirant adhérer à l'association devront remplir un bulletin d'adhésion. Elles auront connaissance des statuts et du règlement intérieur. Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal.

Cette demande doit être acceptée par le conseil d'administration. A défaut de réponse dans les quinze jours suivant le dépôt du bulletin, l'adhésion est réputée agrée.

 

Article 2 – Cotisations

Les membres qu'ils soient individuels, groupements d'individus ou associations s'acquittent d'une cotisation annuelle dont le montant est voté par l'assemblée générale ordinaire pour les personnes physiques, et, par le conseil d'administration pour les personnes morales. Le montant de l'adhésion annuelle est propre à chaque collège. Pour le collège des personnes physiques, sont distingués les mineurs de moins de seize ans, les mineurs de seize ans et plus et les adultes, les retraités, les familles, autres situations (cas social avéré, handicap reconnu). Pour le collège des personnes morales, le montant de l'adhésion est fixé par le conseil d'administration au prorata de la représentativité du groupement ou de l'association considéré.

Dans tous les cas, le versement de la cotisation est établi à l'ordre de l'association ITHEAM et effectué dans le temps de l'inscription. Toute cotisation versée est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé de remboursement de cotisation en cours d'année pour quelque motif que ce soit.

Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation sauf s'ils décident de s'en acquitter de leur propre volonté. Dans ce cas, il recouvre la plénitude du statut de membre adhérent.

Les membres bienfaiteurs sont ceux qui paient annuellement une cotisation au moins trois fois supérieure à la cotisation de base de l'année considérée, ou, qui font un don manuel d'une valeur jugée significative par le conseil d'administration. Dans ce dernier cas, la distinction de membre bienfaiteur peut être accordée sur décision du conseil d'administration pour plusieurs années. La décision, précisant la durée de cet avantage moral, sera actée sur le registre de l'association.

Les membres fondateurs ne paient pas de cotisation sauf s'ils décident de s'en acquitter de leur propre volonté.

 

 

Article 3 - Exclusions

l'exclusion d'un membre peut être décidée. Celle-ci doit être décidée en conseil d'administration après les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. Le membre est convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comporte les motifs de l'exclusion. La décision d'exclusion est notifiée par lettre recommandée avec AR.

Sont motifs d'exclusion les raisons suivantes :

• le manquement aux règles de neutralité politique, religieuse ou philosophique de l'association ;

• le comportement individuel ou collectif contraire aux bonnes mœurs et à l'esprit associatif d'ITHEAM ;

  Tout action individuelle ou collective sortant du cadre légal de la loi française.

 

Article 4 – Démission - Perte de la qualité de membre

4.1 - Démission

La démission doit être adressée au président du conseil d'administration par lettre recommandée. Elle n'a pas à être motivée par le démissionnaire.

• Perte de qualité de membre.

Motifs entraînant la perte de qualité de membre :

• La démission volontaire du membre ;

• le défaut de versement de la cotisation annuelle dans un délai de deux mois à compter de la date d'exigibilité ;

• l'exclusion prononcée selon les dispositions de l'article 3 du règlement intérieur ;

• le décès du membre.

 

Titre 2 – Fondement de l'association

 

Article 5 – Règles de vie commune

Il est interdit de fumer dans les locaux de l'association, d'y introduire tout alcool ou substance illicite. Une attention particulière est portée sur le bon usage et le respect du matériel et des locaux mis à disposition par l'association et des différents membres.

Les adhérents des deux collèges s'engagent à respecter les règles de propreté, d'hygiène et de vie commune, en particulier à limiter les nuisance sonores en milieu urbain.

 

Article 6 – Conseil d'administration - élection

Conformément à l'article 12 du statut de l'association, le conseil d'administration a pour objectifs de diriger administrativement et financièrement l'association et de désigner parmi ses membres un bureau exécutif. Il surveille la gestion des membres du bureau et il a le droit de se faire rendre compte de leurs actes.

Le conseil d'administration assure une juste représentativité au nom des adhérents. Il se réunit deux fois par année civile pour déterminer, garantir et contrôler les activités de l'association. Il s'assure du bienfondé des actions envisagées et menées et des engagements financiers correspondants. Il garantit le fonctionnement quotidien de l'association et il veille au respect des règles internes, à la cohérence des objectifs intermédiaires et aux activités proposées.

Le conseil d'administration peut se réunir en conseil de discipline en cas de non respect, par un ou plusieurs membres, des règles édictées dans le statut de l'association ou du présent règlement.

Le conseil d'administration autorise le président de l'association à ester en justice au nom de l'association.

 

Conformément à l'article 6 du statut de l'association :

• Tout membre fondateur, adhérent ou bienfaiteur de l'association, âgé de seize ans et plus, participe à l'élection des membres du conseil d'administration. Les membres adhérents et bienfaiteurs peuvent présenter leur candidature.

• Tout groupement d'individus ou d'association membre participe, au prorata admis, à l'élection des membres du conseil d'administration et peut présenter la candidature ou les candidatures de ses propres représentants.

Le nombre de postes à occuper est de dix pour les membres premier collège et du nombre de postes correspondant à la représentativité autorisée du second collège. Les membres éligibles sont élus pour quatre années par l'assemblée générale et sont rééligibles.

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à deux réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.

 

Article 7 - Bureau exécutif

Le conseil d'administration élit parmi ses membres, à main levée, un bureau composé de :

• un(e) Président(e) et un vice-président ;

• un(e) Secrétaire général(e) et un(e) Secrétaire adjoint(e), s'il y a lieu ;

• un(e) Trésorier et un(e) Trésorier adjoint(e), s'il y a lieu

Les membres du bureau exécutif sont élus pour quatre ans et sont rééligibles. Ils se réunissent aussi souvent que l'exige l'intérêt de l'association, et, au moins une fois par trimestre. Sous l'autorité du président gèrent les affaires courantes, ils précisent et conduisent les actions propres à l'association, ils engagent ou les dépenses décidées en assemblée ou en conseil d'administration.

Le président est le représentant officiel de l'association. Il a notamment qualité pour ester en justice en son nom, tant en demande qu'en défense. Il prépare et arrête des dates des assemblées générales et du conseil d'administration. Il dispose d'une capacité financière pour répondre à ses obligations de représentativité dont le montant est défini en conseil d'administration.

En cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président, ou, à défaut par tout autre administrateur spécialement délégué par le conseil.

Le trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion de la trésorerie et du patrimoine de l'association. Il effectue tous les paiements et perçoit les recettes sous la surveillance du président. Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et il rend compte à l'assemblée annuelle qui statue sur la gestion financière. Les dépenses supérieures à 500 euros doivent être ordonnancées par le président, ou, en cas d'empêchement, par le vice-président, ou, à défaut (selon une nécessité avérée) par un administrateur spécialement délégué par le conseil. Il rend compte de son mandat aux assemblées générales.

Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux des délibérations et en assure la transcription sur les registres. Il tient le registre spécial, prévu par la loi, et assure l'exécution des formalités prescrites.

 

Article 8 - Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale ordinaire rassemble tous les membres de l'association à jour de cotisation. Elle se réunit une fois par an, en un lieu fixé par le conseil d'administration, sur convocation adressée, par le secrétaire, au moins quinze jours avant la date fixée. Les convocations sont envoyées par lettres simples ou messagerie internet complétées par voie d'affichage, au siège de l'association. Le quorum est fixé à 50% de l'effectif des membres présents, âgés de 16 ans et plus. Ne peuvent être abordés le jour de l'assemblée que les points inscrits à l'ordre du jour par le conseil d'administration. Les adhérents qui le souhaitent peuvent solliciter par écrit une inscription supplémentaire à l'ordre du jour. La correspondance devant être adressée au conseil d'administration au mois huit jour avant sa publication.

Les membres ne pouvant se déplacer peuvent être représentés par un autre membre par procuration écrite et signée (deux mandats de représentation sont autorisés par membre présent).

Le président, assisté des membres du conseil, préside l'assemblée et présente la situation morale et l’activité de l'association. Le trésorier rend compte de sa gestion et il soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée. L'assemblée générale approuve les comptes de l'exercice clos, vote le budget de l'exercice suivant. Elle fixe le montant des cotisations annuelles pour chaque catégorie d'adhérents. Si nécessaire, elle procède à l'élection des nouveaux membres du Conseil.

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés. Elles sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Toutes les délibérations sont prises à main levée, exceptée l’élection des membres du conseil.

 

L'ordre du jour pour une assemblée générale ordinaire comprend au moins :

• l'approbation du procès verbal de la séance précédente ;

• le rapport moral de l'association, par le président ;

• le rapport financier et le budget prévisionnel de l'association par le trésorier ;

• les points proposés à l'ordre du jour par les membres de l'AG dans les délais prescrits ;

• les questions diverses.

 

Les procès verbaux :

Les procès verbaux et tous les documents soumis à l' approbation des assemblées doivent être signés par le président de l'association (ou son représentant en cas d'empêchement). Ils sont archivés au siège de l'association.

Le PV de chaque assemblée est adressé dans le mois suivant la date de la séance.

 

Article 9 - Assemblée générale extraordinaire

Sur demande du bureau exécutif ou sur demande d'une majorité absolue des membres, âgés de 16 ans et plus, le président de l'association peut convoquer dans les deux mois une assemblée générale extraordinaire pour évoquer la modification des statuts, la dissolution de l'association ou des actes portant sur des immeubles.

L'assemblée générale extraordinaire ne peut valablement délibérer que si les deux tiers des membres adhérents de l'association sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée est convoquée dans les mêmes formes, deux mois plus tard. Les décisions de cette assemblée générale extraordinaire sont alors prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés.

Les votes ont lieu à bulletin secret.

 

Article 10 - L'association ITHEAM se dote d'une section « karaté et disciplines associés ».

Les dirigeants de cette section et les pratiquants qu'y y adhèrent s'engagent à respecter le statuts et les règlements de cette fédération sportive.

 

Titre 3 – Disposition diverses

 

Article 11 - Délégation

Le conseil d'administration peut déléguer un adhérent disposant de compétences particulières pour représenter l'association. Le mandat est inscrit dans les actes administratifs de l'association, il est nominatif et limité à une action détaillée.

 

Article 12 - Consultation des adhérents

La consultation des adhérents est autorisée et possible par correspondance postale ou électronique.

 

Article 13 - Commission de travail

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d'administration ou de l'assemblée générale ordinaire dans chacun des trois grands domaines répondant à l'objet de l'association, soit :

• le domaine du soin et du bien-être ;

• le domaine du maintien en condition physique et de la pratique des arts martiaux ;

• le domaine de l'aide à la personne.

 

Article 14 - Chèques-repas du bénévole

Le conseil d'administration pourra décider de délivrer un « chèque repas du bénévole » à certains membres dont le lien est jugé durable avec l'association (au moins une année civile révolue) et dont l'action de bénévolat est considérée comme régulière et réelle. Les règles d'octroi et utilisation du chèque-repas bénévole seront scrupuleusement respectées.

L'association tiendra à jour la liste des bénéficiaires de cette prestation.

 

Article 15 - Mise à disposition des locaux utilisés par l'association ITHEAM

 

ITHEAM est autorisée à mettre ses locaux en location au profit de particuliers ou d'associations (désignés par le terme d' intervenants dans le présent règlement intérieur) qui souhaitent créer une activité en ses lieux.

 

• Les intervenants, qu'ils soient autonomes ou représentants d'associations, devront être titulaires d'une qualification, d'un titre, d'un certificat ou d'un diplôme justifiant d'une part de leurs capacités à enseigner une matière, un art, etc... et d'autre part d'un justificatif précisant leurs droits à exercer légalement à titre onéreux leur activité, objet de la convention. Les intervenants (praticiens, professionnels de la santé, artistes, etc...) ou les associations autorisées à exercer dans les locaux d'ITHEAM s'acquitteront d'une redevance horaire, dont le montant est fixé chaque année en assemblée générale au titre de l'année à venir.

 

• Toutes les personnes qui seront adhérentes aux activités organisées par les intervenants devront s'acquitter d'un droit  d'entrée annuel au sein des locaux d'ITHEAM. Le montant de cette redevance est fixé chaque année en assemblée générale au titre de l'année à venir. Cette redevance servira à l'entretien et à la maintenance des locaux utilisés.

 

Tout refus de cotiser à cette redevance, ou, toute fraude constatée entraîneront une non admission ou une exclusion définitive des contrevants. S'il est constaté une tolérance des intervenants vis à vis de la fraude, ou leur complicité, le contrat de mise à dispositon des locaux sera immédiatement rompu avec ITHEAM.

 

Il est noté que les intervenants (qu'ils soient des individuels ou des représentants d'associations) signent pour une année, dite scolaire,  mais que les parties peuvent se dédire en fin de chaque mois après en avoir informé par écrit le co-signataire.

 

Il sera demandé aux bénéficiaires de la prestation de donner en début de chaque mois leurs plannings mensuels d'activités, qui seul leur garantiront la réservation des locaux. Un paiement mensuel sera effectué en même temps que la réservation. Les séances seront ainsi pré-payées, Le séances non effectuées, mais déprogrammées, par les intervenants, 48 heures avant leurs dates d'exécution seront déduites de la facturation du mois suivant.

 

 

Article 16 - Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par le conseil d'administration conformément à l'article 17 des statuts de l'association. Il peut être modifié par le conseil d'administration sur proposition d'un de ses membres ou d'une majorité de deux tiers exprimée lors d'une assemblée générale ordinaire.

Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par courrier ou voie électronique sous un délai de trente jours suivant sa modification.